Agile y SCRUM para emprendedores y pequeños empresarios

¿Has probado sistemas de organización para tu pequeño equipo de trabajo y no te han funcionado?

¿Cuándo has oido hablar de Agile y SCRUM has pensado por un momento que eran una especie de Batman y Robin?

Si eres más gnomo que autónomo porque la parte automática ni la contemplas, quiero presentarte a estos dos amiguetes que te ayudarán mucho a simplificar tu día día.

El sistema que trabaja para ti y no al contrario

Tras 5 años en Wondermochi, hemos pasado por varios coach, mentores, herramientas y sistemas de organización interna buscando una solución que nos ayudara a gestionar nuestro negocio y la carga de tareas de ejecución de servicios, y ¿sabes qué?

A veces nos sentíamos que en vez de soluciones eran más bien un segundo trabajo dentro del trabajo.

¿Te pasa a ti también? Sigue leyendo.

Como comentamos en el episodio de Mochigome “Cómo Agile ha mejorado nuestra productividad”, gracias a estas metodologías ágiles hemos conseguido un sistema que es al mismo tiempo nuestro jefe y nuestro secretario.

Hoy queremos contarte cómo Agile y SCRUM puede adaptarse a emprendedores y pequeños empresarios.

Metodología Agile: el jefe o manager que siempre has querido

¿Qué hace grande a un jefe de equipo? Si has tenido uno, te animo a enumerar sus características, al fin y al cabo, esto te ayudará a poner foco en lo que realmente necesitas de tu sistema. Para nosotros, un buen jefe tiene que ser:

• Comprensivo: tener en cuenta las necesidades profesionales de cada miembro del equipo.
• Pragmático: no debe olvidarse de los objetivos y debe tener capacidad de priorizar unos sobre otros.
• Ambicioso: ganar más es cobrar más, todos queremos eso, no queremos un jefe conformista que no busca mejorar la productividad del equipo.
• Humano: debe saber que trabajamos para vivir y no al contrario, sabe que si nos sentimos bien, trabajamos mejor, por lo que sentirse bien es parte de la productividad del proyecto.
• Flexible: es consciente de que los planes cambian y no lucha contra ello, sino que se adapta rápido y hace que dicha adaptación sea sencilla para todos.

Wow, imagina un jefe que te ayude a gestionar tu carga de trabajo así. Como autónomo, seguro que en algún momento, cuando la responsabilidad y la cantidad de curro más ha pesado, has deseado volver a tener un jefe que cargue con ella, mientras tu te vas a casa al final de tu jornada y te olvidas.

Sí, aquello era vida. Pero, eh, esto también puede serlo. Muchas veces, y esto te lo digo no solo por mi experiencia sino por la de muchos de mis clientes también autónomos, el problema es que somos muy buenos trabajadores y no tan buenos jefes con nosotros mismos.

Pero ¿y si fuera posible tener un jefe que trabaje para ti?

No es ninguna locura ni sería la primera vez que un fundador sigue trabajando y contrata un CEO para que coja las riendas de los proyectos. Ya sé lo que estás pensando “¿qué autónomo tiene dinero para contratar un CEO?”. Eso mismo pensé yo, estuve durante años pidiéndole a Clara una “tercera pata” para Wondermochi, pero ni era viable económicamente, ni era lo que realmente necesitábamos.

Lo que yo realmente estaba buscando era un jefe de equipo o un project manager.

No quiero alguien que tome las decisiones por mí, pero sí que me ayude cuando me pongo mi sombrero de trabajador a saber qué me toca hacer hoy y que eso me acerque a mis objetivos.

Tiempo después, con la idea prácticamente desterrada, se apareció Agile en mi vida, y al entenderlo, revisé mi idea de tener un jefe a mi servicio: tal vez no pudiera contratar uno, pero sí crearlo.

Y eso es lo que hemos conseguido implementando la filosofía Agile y el sistema SCRUM, adaptado a las necesidades de un negocio digital.

¿Qué es Agile?

Agile (en inglés) es un método de gestión que busca mejorar la eficiencia, la adaptabilidad y el ratio de éxito de proyectos y forma parte de las metodologías de desarrollo ágil (de ahí el nombre).

Se utilizan especialmente en empresas de desarrollo de productos digitales o software y actualmente casi todas las grandes empresas las utilizan como método de gestión de equipos.

Agile, la nueva forma de trabajar en equipo

¿Por qué se utiliza este tipo de metodología? Porque el mundo del software, startups y de los productos digitales cambia muy rápido, necesitan adaptarse rápidamente a lo que pide el usuario y lo que requiere la empresa (o inversores), y eso requiere un sistema que permita coordinar equipos sin que se pierda el foco, se adapten a los cambios, avancen en el desarrollo y se pueda iterar sobre el proceso para mejorar y crear un mejor producto.

De esta forma Agile pasa a ser prácticamente una nueva forma de pensar y afrontar los proyectos, convirtiéndose en una filosofía. No dejes de leer el corto pero potente manifiesto aquí.

El verdadero sentido de Agile no es crear un jefe, sino todo lo contrario: empoderar equipos para facilitar su colaboración de cara a un objetivo. Este acercamiento a crear un jefe es algo nuestro, una adaptación del pensamiento a nuestras necesidades como autónomos.

Lo que buscamos es un sistema (o autojefe) que guíe, supervise y evalúe los resultados de un trabajador en un proyecto (ya seas tú como autónomo o de tu pequeño equipo):

• Guiar: Planificar, establecer objetivos, calcular plazos, capacidad productiva, etc…
• Supervisar: Atender el progreso del trabajo, vigilando que se llegue al objetivo y haciendo lo necesario para que así sea.
• Evaluar: Calcular la rentabilidad, tiempo y recursos invertidos, detección de errores o problemas, etc.

Como autónomos, emprendedores y pequeños empresarios necesitamos toda la ayuda y eficiencia posible para mejorar la efectividad de nuestro trabajo y al mismo tiempo ser responsables y justos con nosotros mismos como trabajadores y como equipo.

Y aquí es donde entra en acción SCRUM.

SCRUM: la caja de herramientas de tu Autojefe

Scrum es un framework (o sistema de trabajo) que ayuda a las personas, equipos y empresas a generar valor y alcanzar objetivos a través de soluciones adaptadas a problemas complejos.

Puede parecer lo mismo que Agile, pero realmente SCRUM es una forma de trabajar la metodología Agile o ágil.

Este tipo de framework puede ser utilizado también en el departamento de Marketing o Ventas.

Cómo funciona SCRUM

Se basa en dividir cualquier proyecto complejo en fases y cada fase en ciclos (llamados sprints) de varias semanas (normalmente 2 a 4) en las que poder concentrar el foco y aportar valor rápidamente para después ir iterando.

Al final de cada sprint se entrega el trabajo realizado (es lo que llaman incrementos) a los interesados o stakeholders (que dependiendo del proyecto es un cliente, un usuario o tu jefe) para que den su feedback.

En el cierre de sprint se realizan una serie de ceremonias donde se evalúa el trabajo que se ha sacado (sprint review) y cómo se han sentido los trabajadores, se celebran las victorias y se analizan los errores cometidos (sprint retrospective) para en el siguiente sprint evitarlos y mejorar el rendimiento.

Cómo adaptar Agile y SCRUM a emprendedores y pequeños equipos

Existen un montón de términos, roles y eventos en el sistema tradicional de SCRUM, si te pones a investigar, al principio puede ser muy lioso, pero no te preocupes.

Aquí te vamos a explicar exactamente cómo hemos adaptado el sistema para emprendedores y autónomos y crear así tu propio Autojefe.

Backlog

No, no es el Balrog de Moria. El backlog es una lista de todas las tareas pendientes. Normalmente en software incluyen todas las tareas del proyecto, pero cuando hablo de tu caso y el mío, como pequeña empresa y autónomos, cuando digo todas me refiero a TODAS: servicios a clientes, administración, marketing, ventas, i+d, etc.

Digamos que, una vez que el lead pasa a ser cliente, su proyecto entra a formar parte del backlog, junto con reunir las facturas para el asesor cada trimestre o el calendario editorial.

Todos son tareas iguales para nosotros, que somos pequeños.

Esto en equipos grandes no se mezcla ni por asomo, pero nosotros si que lo haremos porque, siendo realistas, siempre hay alguna tarea deprimente que vamos retrasando durante meses.

Con el backlog esto no pasa (o no debería, si quieres hackear tu propio sistema, tu sabrás), ya que todas las tareas se van a ir trabajando en paquetes y desaparecerán, dejando espacio para otras nuevas que van entrando.

Pero, ¿cómo haremos para sacar tareas pendientes? Las agendaremos en los sprints.

Como verás hay una gran diferencia entre decir estas dos cosas:

• Tengo que hacer 160 tareas antes de septiembre.
• Tengo que hacer 40 tareas cada X (donde X es el tiempo hasta septiembre dividido entre 4) tiempo para que en septiembre esté todo hecho.

No abruma, no aplasta, es comprensible y viable. Solo planteando las cosas de esta forma ya serás un mejor jefe para ti mismo.

Esto es un ejemplo de lo que tenemos dentro de nuestro Notion, tenemos un backlog clasificado por áreas o departamentos y por clientes.

¿Por qué lo hacemos así? Para saber qué tareas pendientes hay de cada área pero al mismo tiempo en el Board del sprint poder tener mezcladas todas las tareas que forman parte de nuestra jornada de trabajo (y eso incluye trabajo administrativo, marketing, etc).

Sprints

Es como llamamos a esos bloques de tiempo de 2 semanas que nos sirven para poder dividir el trabajo pendiente en trozos para así no solo poder trabajarlos más cómodamente, sino evaluarlos y reorientarlos.

El margen de tiempo que más se usa es 2 semanas: cada 2 semanas hay una evaluación y un cierre de ciclo, y un comienzo de uno nuevo. Pueden ser más semanas pero lo importante es que siempre sean ciclos iguales para que la iteración sea precisa.

En Wondermochi llegamos a probar que el sprint fuera de 1 semana, pero no daba tiempo a sacar un volumen de trabajo que tuviera sentido ser revisado. Más de 2 semanas implicaría que no podríamos reaccionar ni ajustar la carga de trabajo de forma ágil y tardaríamos en darnos cuenta si un proyecto se está retrasando más de la cuenta y por qué.

Lo importante es que sea un margen de tiempo mínimo como para poder evaluar planes a corto y medio plazo.

En nuestro caso además, los servicios de Branding y Diseño Web ya se dividen en semanas (4 y 6 respectivamente), por lo que es fácil encajarlos dentro de 2 o 3 sprints.

Sprint Planning

El sprint comienza con una reunión que se llama Sprint Planning, en ella, elegiremos qué tareas o grupos de tareas del backlog vamos a trabajar en ese tiempo. Hay que tener claro qué carga productiva implica cada tarea para que nos de tiempo, y si no lo tenemos claro, asumir que estamos en un escenario de incertidumbre, y contemplarlo como experimento hasta que podamos calcular los recursos necesarios para realizarlo.

Esto significa que planificamos a 2 semanas vista.

También significa que si entran nuevas cosas, las agendamos en el sprint siguiente que corresponda y cuando empecemos la ceremonia de sprint planning no partiremos de cero, sino que ya aparecerán tareas dentro.

Si es tu primer sprint, simplemente hazlo a ojo, cuando lleguemos a la parte de la evaluación verás por qué te lo digo.

Ah, una cosa importante, cuando digo que el Sprint Planning es una reunión, me refiero a que debes bloquear dos horas como máximo para hacer esto y solo esto. No atender llamadas, no mirar el email, solo planificar y calcular tiempos. Da igual si trabajas solo, debes respetar esta ceremonia del sprint para que funcione.

Yo te recomiendo que dividas tu calendario en sprints, que te olvides de que existen cosas llamadas meses y semanas y pensar en bloques de 14 días. El primero (y el último) de estos 14 los reservarás para estas ceremonias, no todo el día, pero sí 2 horas máximo.

Otro detalle importante es que si sois un equipo, en el sprint planning debe estar todo el equipo presente, para participar y valorar las tareas que se van a hacer. De esta forma todos sabemos qué hace cada uno y si hay tareas con dependencias, podemos organizarnos.

En fin, tras planificar todo el trabajo, ya puedes empezar a trabajar. Poner prioridades a las tareas te puede ayudar a organizarlas, de forma que cuando acabes una, sabrás qué hacer después.

Y aquí tenemos de nuevo a nuestro gran jefe, que siempre que le preguntamos “¿Ahora qué, jefe?” el dice “Pues ahora trabaja esto”. Uf, no tener que pensar en ello es casi excitante.

Podrás elegir trabajar por prioridad, por área de negocio e incluso por cliente. Ya todo depende de cómo te organices dentro del sprint.

¿Y cómo sabremos si nos estamos pasando de cantidad de tareas?

Gracias al Sprint Póker, que explicaremos en el siguiente post.

Sprint Review

El tiempo avanza y las 2 semanas llegan a su fin, el último día tendrás otra reunión para evaluar el trabajo realizado. No me equivoco si te digo que esta es casi más importante que la primera.

En esta reunión lo primero que se hace es un recuento de todo lo que se ha hecho. Aquí cada cual cuenta lo que necesite para saber: numero de horas, numero de tareas realizadas, % de tareas de cada área de negocio… todo esto te dará una cifra de incremento, es decir, el valor verdadero de tu trabajo.

En departamentos más grandes que trabajan para una sola empresa, este incremento es la evolución del producto. Para nosotros, más chiquitines, representa la descarga del backlog. Pero para todos representa la calidad entregada, el valor, la plusvalía del trabajo.

La puedes medir como quieras, pero has de hacerlo si quieres sentir que cada mañana te levantas por algo y sientes que cada sprint te acerca a ello.

Además, si has cerrado proyectos o tareas grandes (SCRUM las llama epics), es momento de festejar y celebrar. No todos los días llega Frodo y tira el anillo al fuego ¿no?

Un buen jefe hace esto: te permite celebrar y te empodera con tu propia energía, no olvides que esto lo has sacado adelante a base de esfuerzo, horas, paciencia, café… te mereces tu propio reconocimiento y, si te lo puedes permitir, un premio.

Agile y Scrum te permiten tomar conciencia de tus logros y victorias cada 2 semanas.

Un sistema de incentivos por objetivos épicos te ayudará a enfrentarlos con más determinación. Como dicen en Colombia: “por plata baila el perro”.

Tras el recuento del incremento, hay que revisar si hay tareas que se han quedado por hacer. Si las hay, nada de frustrarse, esto es perfectamente normal.

Lo importante es identificar qué ha fallado y proponer soluciones para que, si en el futuro se repite, estemos más preparados:

• ¿Eran más complicadas de lo que esperábamos? Habrá que hacerle más hueco en el sprint a la próxima. No se calculó la capacidad productiva.
• ¿No sabíamos cómo hacerlo y tuvimos que averiguar? Guardamos esa solución para aplicarla la siguiente vez que ocurra. No teníamos la documentación necesaria.
• ¿Eran más extensas de lo que esperábamos? La próxima vez las dividiremos en pequeñas tareas para hacerlo más realista. No estructuramos el trabajo de forma proporcional.
• ¿Aparecieron otras prioridades en el sprint que no estaban previstas? En este caso, actuamos correctamente. Si apareció algo urgente tenemos que respetar la cadena de prioridades.

Como ves, para cualquier error o fallo, el sistema responde de forma constructiva, nunca penaliza (a no ser que digas: esto no lo hice por que no me dió la santa gana, en cuyo caso te estas boicoteando y esta ceremonia hará darte cuenta de ello).

El fallo no es del trabajador, sino del organizador, más aún, el fallo no es de nadie, son cosas que pasan, pero es importante que no vuelvan a pasar.

¿Acaso no es esto lo que haría un buen jefe?

Pero aún falta la parte más humana e interesante del sistema, la retrospectiva.

Sprint Retrospective

Aunque siguiendo la fórmula de SCRUM la retrospectiva es una examen de conciencia sobre que lo que hemos hecho bien, lo que hemos hecho mal (y como podemos mejorarlo), en Wondermochi planteamos esto de otra forma.

Como autónomos, somos más que conscientes de la importancia de la salud mental. Nos enfrentamos en solitario a gran presión, y esto produce un desgaste. Controlar este desgaste debería ser una prioridad para un jefe realista, ya que la productividad depende directamente del estado de ánimo. Y no solo la productividad del trabajo con los clientes, sino de todo lo que hay que hacer en el negocio.

Por esto, para nosotros la retrospectiva, retro para los amigos, es una evaluación 100% subjetiva y anímica del sprint. En esencia, hacemos una lista de cosas que hemos sentido, buenas, malas, difusas, concretas, disparates y genialidades.

Vigilar esto nos ayuda a ver:

• Cómo nos sentimos ante determinadas tareas, y la necesidad de subcontratarlas en caso de imposibilidad.
• Cómo nos sentimos ante determinados perfiles de cliente, y la evaluación de si merece la pena trabajar con ellos más allá de la parte económica.
• Cómo nos sentimos con nuestros compañeros o colaboradores, y la evaluación de si debemos rotar equipo si este sentimiento se mantiene en los siguientes sprints.

La lista sigue y puede ser bien larga, depende del caso. Insisto, esto es tan importante para un autónomo como el cálculo de la capacidad productiva. Esto es lo que haría un buen jefe, te preguntaría “Ey ¿cómo estas, cómo te has sentido? dime con sinceridad a ver si puedo hacer algo por ti”. Y como jefe con poder que es, que tome en serio lo que le dices, y que no se quede en un mero desahogo, sino que de verdad influya en el negocio.

En conclusión

Como autónomo, tu eres la mayor prioridad del negocio porque eres insustituible. El sistema de organización que adoptes debe, ante todo, protegerte y cuidarte, monitorizar tu estado de ánimo, las dificultades a las que te enfrentas y trabajar de forma transparente para hacerte la vida sencilla. Si consigues esto, producirás más y mejor calidad.

¿Qué aportan Agile y SCRUM a los emprendedores? La idea de iteración: porque todos sabemos que es importante lo que hay que hacer pero a veces no sabemos cuando, estos métodos te dicen cuando hacerlo para que no tengas que preocuparte.

Te he mentido durante todo el post, no podemos crear un jefe. Lo que puedes hacer es comportarte como un jefe durante las reuniones y como un trabajador durante el sprint, de esta forma cuidarás de ti mismo desde ambos lados de la estructura: de tu persona y de tu negocio.